Đã bao giờ bạn nghĩ đến rằng công việc thanh toán và hạch toán có thể tự động thực hiện nhanh chóng mà không cần quá nhiều các tác vụ thủ công tham gia. Điều này đã hiện thực hoá tại thị trường Mỹ, với thanh toán kỹ thuật số thông qua Bill.com
Giới thiệu Bill.com là gì?
Bill.com là một nền tảng thanh toán dựa trên đám mây đang thay đổi cách các doanh nghiệp thanh toán và nhận tiền. Giải pháp thanh toán kinh doanh trực tuyến dựa trên đám mây Nó tạo điều kiện cho các khoản thanh toán nhanh chóng, an toàn và tự động phê duyệt để cắt giảm 50% thời gian dành cho các công việc phải trả lặp đi lặp lại.
Nó cũng tích hợp hoàn toàn với phần mềm kế toán hàng đầu như QuickBooks, Oracle NetSuite, Xero và Sage Intacct để loại bỏ việc nhập dữ liệu kép và đơn giản hóa việc đối chiếu tài khoản.
Vấn đề với quy trình phải trả tài khoản hiện tại
Các doanh nghiệp phụ thuộc vào dịch vụ của các nhà cung cấp, nhà thầu và nhiều đối tác thương mại khác để duy trì hoạt động. Nghe có vẻ đơn giản cho đến lúc thực hiện thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ của họ.
Quá trình này có thể trở nên lộn xộn. Các hóa đơn đến xếp chồng trên bàn làm việc của bạn, bạn hoặc nhân viên phụ trách tài khoản thanh toán của bạn tập hợp chúng lại và kiểm tra chúng để phê duyệt, sau đó là làm việc với ngân hàng, thủ quỹ để chuyển khoản thanh toán đến nhà cung cấp hoặc nhà thầu của bạn. Nhưng nó không kết thúc ở đó — bạn vẫn cần phải nhập thủ công khoản thanh toán vào phần mềm kế toán của mình để giữ cho sổ sách của bạn được cập nhật.
Đó là một quá trình chậm chạp, kém hiệu quả, làm mất thời gian của bạn và khiến bạn mất tập trung khỏi những gì quan trọng nhất: phục vụ khách hàng và phát triển doanh nghiệp của bạn. có thể gây rắc rối cho chủ doanh nghiệp. Hóa đơn trở thành những tập giấy lớn phải được xử lý, chuyển đến người phê duyệt chính xác, thông tin thanh toán cần chính xác để gửi được đến tất cả các nhà cung cấp của bạn.
Sau đó, khoản thanh toán của bạn cần được ghi lại một cách riêng biệt trong phần mềm kế toán của bạn. Những hoạt động này không chỉ mất thời gian để hoàn thành mà còn là một quá trình dễ gây ra lỗi cho người dùng. Điều gì sẽ xảy ra nếu có một cách để đơn giản hóa toàn bộ quy trình này?
Tài khoản phải trả với Bill.com
Bill.com tự động hóa tất cả những điều trên, từ đầu đến cuối. Bạn nhận hóa đơn từ nhà cung cấp hoặc nhà thầu qua email hoặc quét và tải chúng lên hộp thư đến kỹ thuật số của mình. Từ đó, bạn chỉ cần tạo một hóa đơn mới, nhập một vài chi tiết nhanh và thanh toán qua hệ thống. Nếu nhà cung cấp hoặc nhà thầu của bạn muốn nhận séc giấy, Bill.com sẽ tự động in và gửi séc đó qua đường bưu điện cho bạn.
Nếu các hóa đơn vượt quá một số tiền nhất định yêu cầu phê duyệt, bạn có thể thêm người phê duyệt vào tài khoản của mình. Họ nhận được thông báo tự động khi họ cần chú ý đến một hóa đơn và họ có thể xem xét và phê duyệt hóa đơn, từ bất kỳ thiết bị nào, bằng một cú nhấp chuột hoặc một lần nhấn.
Cần chia sẻ quyền truy cập vào tài khoản của bạn với những người khác? Không vấn đề gì! Bill.com cung cấp các vai trò người dùng tùy chỉnh (Quản trị viên, Kế toán, Thư ký, Người phê duyệt, Người thanh toán) để đảm bảo phân tách rõ ràng các nhiệm vụ và tối đa hóa hiệu quả của nhân viên của bạn.
Khi một khoản thanh toán được thực hiện, khoản thanh toán đó sẽ tự động được đồng bộ hóa với phần mềm kế toán của bạn. Bạn tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu trùng lặp, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi nhập thủ công và sổ sách luôn được cập nhật theo thực tế.
Hy vọng bài viết của TLC đã cung cấp cho bạn thêm góc nhìn tổng quan và mong rằng thông tin sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Thân ái!
Comments