Hiện nay mọi doanh nghiệp cần sử dụng BPM (Business Process Management); các công ty sử dụng công nghệ BPM có thể giải quyết những khó khăn và nhận ra các cơ hội trong tương lai và dẫn trước khi đối thủ cạnh tranh. Thật sự nếu không có BPM các doanh nghiệp sẽ gặp bất lợi khi cạnh tranh trên thị trường hiện tại.
Các ứng dụng BPM hiện được tích hợp như một bộ công cụ có khả năng xây dựng và quản lý các giải pháp dựa trên nền tảng các quy trình kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp. BPM cho phép doanh nghiệp mô hình hóa, thiết kế và thay đổi các quy trình kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong khi đó, các ứng dụng doanh nghiệp khác thường chỉ bao gồm các chức năng được xây dựng sẵn, khi doanh nghiệp muốn triển khai sẽ đứng trước hai lựa chọn: hoặc chấp nhận các quy trình sẵn có trong phần mềm hoặc đầu tư thêm chi phí và thời gian để chỉnh sửa.
Đây là lý do tại sao BPM dần trở nên phổ biến trong những năm gần đây và đặc biệt trong thập kỷ số này. Các doanh nghiệp đang cố gắng để đưa phần mềm BPM vào thực tiễn kinh doanh hàng ngày của mình. Việc phân tích góc độ vai trò của các cá nhân trong doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được nhiệm vụ lẫn công việc một cách logic và dễ dàng thúc đẩy quy trình hoạt động hiệu quả.
BPM có khả năng tích hợp các ứng dụng doanh nghiệp cũng như người dùng vào trong một quy trình mới. Các ứng dụng doanh nghiệp cho phép dịch chuyển, kế thừa dữ liệu lẫn nhau, BPM cung cấp thêm tính năng tương tác với con người và khả năng hỗ trợ các quy trình phức tạp. Con người tham gia theo hai hướng:
Dưới góc độ nhân viên tác nghiệp: BPM thể hiện các đơn vị tham gia trong quy trình dưới dạng các nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ có hướng dẫn công việc chi tiết, tình trạng, mức độ ưu tiên, ngày hoàn thành và các thuộc tính khác. Nhân viên tác nghiệp sử dụng BPM để giám sát và thực hiện các nhiệm vụ được giao cho họ hoặc cho các nhóm làm việc của họ.
Dưới góc độ người quản lý: Người quản lý sử dụng BPM để kiểm soát quy trình thực hiện công việc thông qua các báo cáo đồ họa, cho phép họ nắm bắt nhanh chóng tình trạng công việc và cảnh báo các nút thắt cổ chai (điểm tắc nghẽn) nếu có. Họ cũng thường xuyên tham gia vào các nhiệm vụ bằng cách tham gia vào quá trình phê duyệt.
Các ứng dụng BPM phản ánh quy trình theo thời gian thực, cho phép người quản lý không chỉ dễ dàng xác định các nút thắt cổ chai hay các hoạt động kém hiệu quả trong quy trình đó, mà còn dễ dàng sửa đổi để cải thiện hiệu năng.
Việc sử dụng phần mềm BPM hoàn toàn là lựa chọn đúng đắn với chi phí phải chăng. Sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả một các tốt nhất khi phần mềm này được thiết kế nhằm thoả mãn những ý tưởng trên và đây là phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp và người lao động kết nối một cách dễ dàng đầy hiệu năng và thực thi mọi chu trình có hiệu quả. Với việc áp dụng BPM, vai trò của mỗi cá nhân sẽ được xác định rõ và từ đó dễ dàng giúp doanh nghiệp trở nên thành công trong tương lai.
Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin bổ ích. Thân ái!