Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì việc đề ra cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là cần thiết. Dựa vào cơ cấu này mà công ty phân chia được vai trò, trách nhiệm, chức năng công việc, trách nhiệm giải trình và quyền ra quyết định đối với từng cá nhân. Để biết thêm chi tiết về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì và các loại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khác nhau. Cùng TLC tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?
Cơ cấu tổ chức hay organizational structure đề cập đến phương thức phân chia công việc để một tổ chức được lưu thông, vận hành. Từ đây, nhóm nhân viên thuộc phòng ban chức năng khác nhau sẽ cùng phối hợp để giải quyết mục tiêu quản lý công việc chung.
Dựa vào cơ cấu tổ chức mà công việc được bảo đảm tính chặt chẽ hơn, nhân viên được chia thành các nhóm chức năng điển hình như vận hành, tài chính,... hoặc chia theo địa lý, vùng miền. Cùng thời gian, những mô hình mới, có tính linh hoạt hơn ra đời, được áp dụng vào doanh nghiệp nhằm đáp ứng được sự thay đổi liên tục trong môi trường kinh doanh.
Lợi ích của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Khi cơ cấu tổ chức được xác định là phù hợp với hoạt động, mục tiêu của doanh nghiệp đó. Thì được cho là thành công. Dưới đây là một số lợi ích của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp rõ ràng nhất:
Cơ cấu doanh nghiệp giúp làm rõ được trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức
Từ cơ cấu tổ chức chỉ định được cơ quan ra quyết định với mỗi hoạt động của doanh nghiệp.
Dựa vào cơ cấu tổ chức doanh nghiệp làm hồ sơ tiêu chí, đánh giá xét thăng chức, tăng lương
Tạo ra dây chuyền làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp giúp thúc đẩy tinh thần làm việc, rõ ràng trong từng bộ phận.
Ví dụ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
1. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp dựa trên chức năng và vai trò
Đây là một trong những cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất. Cơ cấu được phân chia dựa trên chức năng công việc chung. Điển hình như một tổ chức có những phòng ban cơ bản nào: marketing, kế toán, sales, dịch vụ khách hàng,....
Ưu điểm của cơ cấu này là cho phép nhân viên chuyên môn hoá, đồng thời mở rộng quy mô khi tổ chức có sự phát triển.
Nhưng đồng thời cũng đi kèm với những nhược điểm như: rào cản giữa các bộ phận khác nhau, sẽ không có hiệu quả nếu trong tổ chức cung cấp nhiều loại sản phẩm và phân chia nhiều thị trường mục tiêu khác nhau. Đồng thời, rào cản cũng gây ra nhiều hạn chế về giao tiếp, hiểu biết của mỗi bộ phận trong một doanh nghiệp. Đặc biệt là bộ phận này phải dựa vào bộ phận khác mới có thể đạt chỉ tiêu, thành công.
2. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ma trận
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ma trận sẽ không đi theo mô hình truyền thống hay phân cấp. Thông tin nội bộ được truyền đi theo chiều dọc và cả chiều ngang. Hay hiểu đơn giản là truyền đạt theo tuyến chức năng hoạt động và tuyến sản phẩm.
Nhìn theo biểu đồ dưới đây, tuyến đường liền nét sẽ dùng để chỉ các mối quan hệ báo cáo trực tiếp, còn các tuyến đường nét đứt cho biết mối quan hệ này là thứ yếu và không mạnh mẽ.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp này cung cấp tính linh hoạt, khả năng cân bằng, vì có 2 chuỗi mệnh lệnh. Ngoài ra thì sơ đồ này tạo cơ hội cho bộ phận chia sẻ nguồn lực với nhau thực hiện công việc, giao tiếp dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, nhược điểm của cơ cấu này có tính phức tạp cao. Nhân viên để thực hiện một vấn đề gì đó cần trải qua nhiều lớp phê duyệt, gây ra sự nhầm lẫn, thắc mắc không biết mình cần trả lời hay hỏi vấn đề đó với ai. Từ đó, có thể dẫn đến tranh cãi ai là người có quyền đối với quyết định, sản phẩm. Ai là người chịu trách nhiệm về những quyết định nếu nó có sai sót.
3. Cơ cấu tổ chức theo vòng tròn
Cơ cấu này dựa trên hệ thống phân cấp, nhân viên cấp cao sẽ nằm ở vòng tròn bên trong, nhân viên cấp bậc thấp hơn sẽ nằm ở vòng tròn bên ngoài. Giám đốc hay các nhà lãnh đạo sẽ không được xem là người đứng đầu của tổ chức. Mà thay vào đó, được xem là trung tâm của tổ chức, đưa tầm nhìn ra các vòng tròn bên ngoài.
Nhận xét về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo vòng tròn:
Ưu điểm: thúc đẩy quá trình giao tiếp, truyền đạt thông tin tự do giữa các bộ phận làm việc khác nhau. Riêng cấu trúc truyền thống cho thấy các phòng ban hoặc bộ phận khác nhau là các các nhanh riêng lẻ. Còn cơ cấu tổ chức vòng tròn là một phần của tổng thể.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức vòng tròn: dễ gây nhầm lẫn, thường xảy ra ở nhân viên mới. Khiến cho nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm hiểu xem ai sẽ là người họ cần báo cáo trong quá trình làm việc và tổ chức như thế nào.
Xem thêm >> Top 10 cách thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả
4. Cơ cấu tổ chức theo vị trí địa lý
Cấu trúc công ty sẽ được phân chia theo vị trí địa lý trên từng khu vực mà tổ chức đó hoạt động. Cấu trúc địa lý được phân chia theo lãnh thổ, tỉnh, thành hoặc quận.
Ưu điểm: loại cấu trúc này lý tưởng dành cho các doanh nghiệp gần nguồn cung cấp hoặc khách hàng. Cấu trúc công ty loại này cũng tập hợp nhiều hình thức chuyên môn kinh doanh, cho phép mỗi bộ phận địa lý tự đưa ra được quyết định từ nhiều quan điểm hơn
Nhược điểm: Nếu khi doanh nghiệp được tổ chức theo cống trúc này mà có nhiều bộ phận marketing. Mỗi bộ phận cho mỗi khu vực rất dễ gặp rủi ro khi tạo chiến dịch cạnh tranh với bộ phận khác trên các kênh của mình.
5. Cơ cấu tổ chức theo quy trình
Đây là cơ cấu tổ chức dự án được thiết kế dựa trên chuỗi đầu và cuối của các quy trình khác nhau. Điển hình như nghiên cứu, phát triển, chuỗi cung ứng,...Đối với cấu trúc này không chỉ xem xét các hoạt động mà nhân viên đang thực hiện. Mà bên cạnh đó còn xem xét cách thức hoạt động tương tác với nhau.
Nhận xét cơ cấu tổ chức theo quy trình:
Ưu điểm: Cấu trúc tổ chức theo quy trình giúp làm cải thiện cũng như tăng tính hiệu quả cho một tổ chức. Bên cạnh đó, cơ cấu còn có khả năng linh hoạt, thích nghi cao, phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
Nhược điểm: Quy trình này có thể gây ra rào cản giữa các nhóm, quy trình khác nhau. Từ đó làm xảy ra các vấn đề trong giao tiếp và bàn bạc công việc.
Bài viết phía trên tổng hợp top 5 cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến hiện nay tại Việt Nam. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn đọc. Tại quản lý doanh nghiệp, chúng tôi vẫn còn rất nhiều bài viết bổ ích khác đang chờ đón.