Business Process Management - BPM hiện nay là một phần mềm khá phổ biến cho các doanh nghiệp vì đây là yếu tố then chốt giúp cho doanh nghiệp dễ dàng vận hành được hoạt động kinh doanh của mình. Cốt lõi của hệ thống BPM nhằm phục vụ cho các hoạt động ghi chép và kết nối của doanh nghiệp được diễn ra một cách thuận lợi nhất. Nhìn chung các hệ thống BPM cần hướng tới sự tiện lợi và tiện ích của con người trong quá trình sử dụng hệ thống. Có như thế, người dùng và doanh nghiệp có thể tùy chỉnh hệ thống này theo các phù hợp và xóa bỏ các định kiến về tính phức tạp trong việc áp dụng phần mềm mới.
Một bộ quản lý quy trình kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp có thể thực hiện một số điều tuyệt vời, nhưng việc lập trình nó quá xa rời thực tế mà hầu hết mọi người không thể làm được. Bởi vì hầu hết các công cụ BPM được thiết kế bởi các lập trình viên, chúng thường bắt đầu từ tư duy mã hóa là làm việc với ngôn ngữ của máy để hoàn thành nhiệm vụ. Vì máy không thể nói ngôn ngữ của chúng ta nên chúng ta phải học cách nói với máy.
Đây thường được gọi là giải pháp tập trung vào hệ thống. Điều đó có nghĩa là trước tiên bạn phải đi vào thế giới của máy và nhìn qua đôi mắt của nó trước khi xem cách phần mềm quy trình kinh doanh có thể được áp dụng cho tình huống cụ thể của bạn.
Ví dụ Carl là một kế toán dày dạn kinh nghiệm của một công ty bảo hiểm và anh đứng đầu một nhóm các chuyên gia tài chính tài năng. Anh ấy biết cách sử dụng máy tính và rất thích tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh định kỳ của mình. Nhưng anh ấy có trở ngại lớn về điều đó trong một thời gian dài bởi vì:
Đã một năm kể từ khi anh ấy cài đặt phần mềm kế toán mới nhất được cho là cực kỳ trực quan, nhưng hầu hết nhân viên của anh ấy vẫn phải khó khăn vì tính năng không thể thay đổi tuỳ chính và đáp ứng được nhu cầu.
Ngân sách dành cho phần mềm BPM và cũng thuê một nhà tư vấn để thiết lập vẫn còn eo hẹp. Trên thực tế, Carl chỉ muốn một cách dễ dàng để bất kỳ ai trong văn phòng của anh ấy có thể tự động hóa một số quy trình kinh doanh thông thường mà không phải đến gặp anh ấy mọi lúc.
Thông qua ví dụ trên, các hệ thống BPM cần xoay quanh lợi ích của người dùng là điều cốt lõi trong việc có thể đáp ứng các nhu cầu tuỳ chỉnh lẫn mọi nhu cầu mới của con người.
Cách xác định một phần mềm BPM lấy con người làm trung tâm
Một phần mềm quy trình kinh doanh lấy con người làm trung tâm đặt yếu tố con người của quy trình lên hàng đầu khi thiết kế quy trình làm việc. Nó yêu cầu người dùng vạch ra quy trình làm việc bằng cách sử dụng thuật ngữ mà họ đã nghĩ đến. Nó không yêu cầu lập kế hoạch và lập bản đồ để từ chối - chỉ là một chuỗi nhiệm vụ logic đơn giản.
Các quy trình mà một BPM lấy con người làm trung tâm tạo ra cực kỳ đơn giản vì chúng làm nổi bật giao diện thân thiện với người dùng ở nền trước trong khi đẩy mạnh các chức năng công nghệ đằng sau bức màn. Dữ liệu vẫn rất cần thiết cho quy trình, nhưng chúng không được trình chiếu nổi bật trong thiết kế BPM, điều này làm cho công cụ trở nên khéo léo hơn.
BPM lấy con người làm trung tâm có phải là điều bắt buộc đối với mọi tổ chức không?
BPM tập trung vào hệ thống vẫn có thể là một lựa chọn tốt nếu tổ chức của bạn đã có nhiều lập trình viên có xu hướng suy nghĩ và nói chuyện như máy móc.
Tuy nhiên, khi chúng ta tiến gần hơn đến sự cộng sinh giữa máy tính và con người, điều quan trọng hơn là phải có một hệ thống mà bạn có thể cung cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức của mình để thực hiện một quy trình kinh doanh tự động. Người dùng của bạn dễ dàng mở một tài liệu xử lý văn bản, email hoặc bảng tính mới, thì việc tạo một quy trình làm việc mới cũng giống như vậy.
Nhìn chung việc sử dụng một phần mềm BPM được thiết lập bởi đội ngũ có quan sát về sự tiện ích cho người dùng là một điều tiện ích. Kissflow hoàn toàn có thể đáp ứng được điều đó vì đây là phần mềm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí với nhiều tính năng được tích hợp như CRM và ERP, tuỳ chỉnh linh động dựa trên các nhu cầu của doanh nghiệp đều có thể được thực hiện hoàn toàn trên Kissflow.
Nhìn chung doanh nghiệp cần chọn hệ thống BPM như Kissflow để có thể dễ dàng vận hành kinh doanh và trên hết đây là phần mềm được đánh giá là “Tất cả vì lợi ích người dùng”.
Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích. Thân ái!
Nguồn: Kissflow