Hệ thống quản lý quy trình làm việc là gì? Tại sao doanh nghiệp lại cần đến hệ thống này?

Việc xử lý thủ công luôn là điều phổ biến ở mọi công ty và việc này dần trở nên tiêu tốn nhiều thời gian, tạo nên khối lượng công việc lớn cho nhân viên, thiếu sự giao tiếp giữa nhân viên và quản lý cũng như vô vàng vấn đề khác có thể xảy ra. Nhận thấy được mặt trái của việc xử lý thủ công các quy trình làm việc cũng như nhờ vào sự phát triển vượt bậc của hệ thống công nghệ thông tin thì việc áp dụng chuyển đổi số bằng hệ thống quản lý quy trình làm việc là một điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp



Vì các tổ chức tuyệt vời quản lý quy trình làm việc của họ một cách hiệu quả chỉ khi các hoạt động cốt lõi của một tổ chức được xác định rõ ràng và vận hành cẩn thận có hệ thống cũng như dễ dàng tìm ra được những thông tin cần thiết trong trường hợp yêu cầu. Vậy hệ thống quản lý quy trình làm việc là gì và tại sao doanh nghiệp lại cần đến hệ thống này?


Hệ thống quản lý quy trình làm việc (WMS hoặc WfMS) là một công cụ phần mềm được thiết kế để giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh thông thường nhằm đạt hiệu quả tối ưu. Hệ thống quản lý quy trình làm việc liên quan đến việc tạo một biểu mẫu để lưu giữ dữ liệu và tự động hóa một đường dẫn tuần tự của các tác vụ để dữ liệu tuân theo cho đến khi nó được xử lý hoàn toàn.


Các nhiệm vụ trong quy trình làm việc sẽ được thực hiện bởi một hệ thống, và con người chỉ cần quản lý và xử lý những vấn đề hệ thống gặp phải. Cụ thể hơn hệ thống quy trình làm việc sẽ có những chức năng như:

  • Cho phép các cá nhân tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại

  • Theo dõi tự động các nhiệm vụ chưa hoàn thành trong quá trình này

  • Cung cấp bức tranh tổng thể về quy trình làm việc cùng với các chỉ số hiệu suất


Tuy nhiên để có được giá trị thực sự từ hệ thống quản lý quy trình làm việc thi ít nhất phải có 5 tính năng thiết yếu tích hợp, phân quyền và kiểm soát, xuất báo cáo KPIs,v.v. Ngoài ra theo một nghiên cứu của Microsoft và Trung tâm Dữ liệu Internet (IDC) thực hiện tại khu vực châu Á-Thái Bình Dương, trước và sau khi đại dịch COVID-19 bùng phát, 74% lãnh đạo kinh doanh cho rằng đổi mới trong chuyển đổi số là điều bắt buộc và khả năng đổi mới đóng vai trò quan trọng đối với hiệu suất và khả năng chống chịu của doanh nghiệp.


Thế nên doanh nghiệp cần đổi mới với một hệ thống quản lý quy trình làm việc hiệu quả như Kissflow là một ví dụ điển đình. Đây là phần mềm quản lý quy trình làm việc hiệu quả nhất hiện nay với đa tác vụ và thoả mãn mọi mục đích của doanh nghiệp cũng như bảo đảm được có 5 tính năng thiết yếu mà một hệ thống quản lý quy trình làm việc cần có!


Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích. Thân ái!


Bạn có thể xem thêm bài viết:

5 tính năng mà mọi hệ thống quản lý quy trình làm việc cần nên có!

3 lượt xem0 bình luận