1. Workflow là gì
Workflow (luồng công việc) là một chuỗi các nhiệm vụ theo thứ tự cần thực hiện để xử lý dữ liệu/thông tin được chuyển giao giữa các bộ phận, cá nhân tham gia.
Workflow mô tả cho nhà quản trị thấy cách một yêu cầu sẽ được thực hiện như thế nào từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành, các bước để dữ liệu thô được xử lý thành thông tin hữu ích và cần thiết để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Làm thế nào để xác định được các luồng công việc đang diễn ra
Nếu dữ liệu không di chuyển, luồng công việc sẽ không hình thành. Như vậy, nếu bạn đang quản lý các đầu việc theo cách không liên kết với nhau như phân loại giấy tờ trên bàn, kiểm tra email đầu ngày, review hợp đồng nhà cung cấp, liên hệ với khách hàng để nhận brief... thì đây không phải là quản lý workflow, mà chỉ là quản lý riêng lẻ các việc cần thực hiện. Các công việc nên được thực hiện kết nối với nhau, trở thành một phần ý nghĩa của tổng thể để đạt mục tiêu cuối cùng.
Workflow và Process có phải là một?
Câu trả lời là không. Workflow mô tả trình tự các công việc cần thực hiện. Trong khi đó Process là một thuật ngữ mang nghĩa rộng hơn bao gồm cả dữ liệu, biểu mẫu, báo cáo, các thông báo nhắc nhở cần thiết...để một đề nghị được thực hiện từ đầu đến cuối theo đúng mục tiêu, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Ví dụ: Workflow để đặt hàng hoá sẽ là Người khởi tạo gửi yêu cầu => Cấp quản lý phê duyệt => Bộ phận mua hàng thực hiện mua sắm. Nhưng Process mua hàng sẽ liên quan đến cả dữ liệu nhà cung cấp đã được phê duyệt để đặt hàng, cách thức thông báo bộ phận mua hàng thực hiện, ngân sách cho phép và rất nhiều yếu tố khác.
Workflow và Checklist - Danh sách công việc có phải là một?
Câu trả lời là không. Checklist là một phiên bản cơ bản của workflow. Checklist chỉ phù hợp cho một cá nhân sử dụng và thiếu khả năng chia sẻ công việc cho các thành viên trong nhóm. Checklist cũng gây khó khăn cho việc theo dõi các hạng mục công việc cần phải thực hiện lại từ đầu. Checklist cũng không hiệu quả khi cần quản lý các chuỗi công việc phát sinh tuỳ theo điều kiện nhất định. Ví dụ: thực hiện chiến dịch tiếp thị theo một số các luồng công việc khác nhau tuỳ vào nền tảng phân phối chiến dịch.
3. Các loại Workflow trên hệ thống Kissflow
Như đã đề cập ở trên, workflow diễn ra mỗi khi dữ liệu/thông tin được chuyển giao từ tác vụ này sang tác vụ khác. Hiện tại, nền tảng Kissflow cung cấp 03 hình thức quản lý workflow như sau:
- Process Workflow
- Case Workflow
- Project Workflow
☛ Đọc bài viết về Kết hợp các tính năng quản lý công việc của Kissflow
Process Workflow sử dụng cho tập hợp các nhiệm vụ có thể dự đoán được và lặp đi lặp lại. Có nghĩa là, trước khi một yêu cầu công việc bắt đầu, bạn biết chính xác được sơ đồ thực hiện và cần tuân theo nó. Process workflow được thiết lập để xử lý không giới hạn số đề nghị phát sinh. Một ví dụ cho Process workflow là quy trình phê duyệt yêu cầu mua hàng với những thông tin người khởi tạo bắt buộc phải cung cấp theo đúng quy định để được duyệt.
Case Workflow khác với Process workflow, người khởi tạo không biết rõ các nhiệm vụ cần phải thực hiện. Luồng công việc sẽ được tiết lộ khi thu thập được càng nhiều dữ liệu. Các yêu cầu hỗ trợ vấn đề IT hay hỗ trợ giải quyết quyền lợi bảo hiểm y tế... chính là những ví dụ điển hình sử dụng Case workflow.
Project Workflow giống với Process Workflow ở việc người khởi tạo nắm các việc cần làm, nhưng nội dung, thứ tự công việc linh hoạt hơn thay vì tuân theo trình tự thực hiện được yêu cầu. Ví dụ như với dự án tung ra giao diện website mới, những người thuộc nhóm dự án có thể dự đoán được chuỗi công việc cần hoàn thành. Nhưng các công việc không nhất thiết phải thực hiện theo đúng thứ tự, có thể diễn ra đồng thời hoặc thay đổi tuỳ vào tình hình thực tế.
Mỗi Project workflow được tạo sẽ chỉ đáp ứng cho một đề nghị phát sinh (thay vì không giới hạn giống như Process workflow). Ví dụ: Với dự án thiết kế giao diện website cho sản phẩm khác có thể sẽ không có cùng một sơ đồ công việc cần thực hiện giống với dự án hiện tại.
Dùng thử Kissflow
Nếu bạn đang tìm một cách để tổ chức và quản lý các luồng công việc. Hãy thử khám phá tính năng quản lý workflow của Kissflow. Hơn 10,000 doanh nghiệp toàn cầu đã lựa chọn Kissflow Digital Workplace - Nền tảng quản trị doanh nghiệp tự động để làm việc hiệu quả và thông minh hơn.
Tìm hiểu thêm tại đây nhé!
_________________
Nguồn: Kissflow