Lợi ích của việc tự động hóa quy trình phê duyệt

Trước khi tiến hành công việc, cấp dưới thường phải thông qua sự chấp thuận của sếp. Các quy trình phê duyệt được tiêu chuẩn hóa trong các doanh nghiệp hiện nay, được sử dụng làm tiền đề cho một hệ thống từ trên xuống dưới tuân thủ theo. Tuy nhiên, hiện nay các quy trình này vô hình trung khiến trì trệ hoạt động sản xuất, do không có sự số hóa các quy trình phê duyệt. Điều này có thể dẫn đến giảm hiệu quả và năng suất trong công việc.

1. Tổng quát về Quy trình phê duyệt


Quy trình phê duyệt là một loại quy trình kinh doanh bao gồm các bước để chính thức phê duyệt công việc từ các cấp khác nhau của tổ chức. Nội dung phê duyệt có thể bao gồm ngân sách, hóa đơn, phác thảo dự án, sáng kiến tiếp thị hoặc bất kỳ mục nào khác cần phê duyệt từ các bộ phận khác nhau.

Quy trình phê duyệt tiêu chuẩn có các yếu tố sau:

  • Tài liệu: Các tài liệu thể hiện các nội dung cần được phê duyệt, chẳng hạn như hóa đơn, báo giá mua hàng hoặc bất kỳ tài liệu nội bộ nào khác.

  • Người phê duyệt: Người phê duyệt là những người quyết định xem các tài liệu đã nộp nên được phê duyệt hay từ chối. Trong trường hợp quy trình có nhiều cấp độ phê duyệt khác nhau, thì điều quan trọng là phải quyết định theo thứ tự phê duyệt từ thấp đến cao.

  • Mức độ cấp phép phê duyệt: Để duy trì bảo mật trong toàn tổ chức, điều quan trọng là phải thiết lập phân quyền theo các vai trò khác nhau trong quy trình phê duyệt, tùy vào mỗi vai trò để cấp quyền xem, chỉnh sửa, từ chối hoặc phê duyệt các tài liệu đã gửi.

  • Ngày đến hạn: Cũng giống như bất kỳ quy trình kinh doanh nào khác, các quy trình phê duyệt cũng nên đặt ra thời hạn để chúng có thể được bắt đầu và hoàn thành kịp thời.

  • Nhật ký: Ghi lại từng bước của quy trình phê duyệt không chỉ để duy trì tính minh bạch trong toàn tổ chức, mà còn dễ dàng xem và theo dõi tất cả các hành động trong trường hợp có sự khác biệt.


Tự động hóa quy trình phê duyệt

2. Lợi ích của việc tự động hóa Quy trình phê duyệt


Các quy trình phê duyệt thủ công khiến các doanh nghiệp hao phí nguồn lực không cần thiết, không những vậy, quy trình còn dễ bị mắc lỗi hơn do thiếu sự liên kết giữa các phân cấp. Mặt khác, tự động hóa các quy trình phê duyệt thông qua một phần mềm quản lý có thể cung cấp cho doanh nghiệp nhiều quyền kiểm soát, minh bạch hơn và cho phép cấp dưới nhận được sự chấp thuận một cách nhanh chóng.

Một số lợi ích của việc tự động hóa các quy trình phê duyệt bao gồm:

  • Mẫu tùy chỉnh: Với các mẫu tích hợp, bạn có thể dễ dàng tạo quy trình làm việc mới cho quá trình phê duyệt bằng cách tùy chỉnh các mẫu đó thay vì thiết kế từ đầu. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và bắt đầu quá trình phê duyệt nhanh hơn.

  • Dễ dàng chỉnh sửa: Khi đã tạo một quy trình làm việc cho một quá trình phê duyệt, nếu có thay đổi về các tham số hoặc các thủ tục ban đầu, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa quy trình phê duyệt tự động hiện có thay vì tạo quy trình mới.

  • Tuân thủ nghiêm ngặt và bảo mật tốt: Bằng cách tự động hóa các quy trình phê duyệt, bạn có thể ghi lại từng bước của quy trình, sau đó có thể dễ dàng xem xét để kiểm tra các tuân thủ trong quá trình kiểm toán nội bộ. Bạn cũng có thể duy trì bảo mật chặt chẽ hơn trong toàn tổ chức, bằng cách chỉ cấp quyền truy cập vào các tài liệu phê duyệt cho những đối tượng cụ thể tham gia vào quá trình này.

  • Tạo mối liên kết giữa các thành viên: Các thành viên tham gia vào quy trình có thể theo dõi các cấp độ khác nhau của quy trình phê duyệt, biết được những đối tượng có liên quan đến quy trình và tuân thủ thời hạn để không làm ảnh hưởng đến các giai đoạn tiếp theo.

3. Làm thế nào để tạo quy trình phê duyệt trong Kissflow?


Kissflow là một phần mềm số hóa quy trình kinh doanh dựa trên nền tảng đám mây và là công cụ quản lý quy trình làm việc. Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình phê duyệt trong tổ chức của mình trong vòng chưa đầy 15 phút.

Đây là một nền tảng hợp nhất, sở hữu một giao diện trực quan giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc theo cách đơn giản nhất. Bên cạnh đó, Kissflow cũng cung cấp bảo mật dữ liệu được nâng cao với quyền truy cập dựa trên vai trò, có nghĩa là bạn có thể kiểm soát những người có quyền truy cập vào dữ liệu.

Bạn có thể tạo quy trình phê duyệt tự động trong Kissflow chỉ trong ba bước:

  • Bước 1: Thiết lập biểu mẫu Bước đầu tiên là tạo một biểu mẫu bao gồm tất cả các tham số của quy trình phê duyệt. Kissflow cho phép người dùng thêm các trường tùy chỉnh để đính kèm tệp, tự động điền dữ liệu, bảng v.v...

Tự động hóa quy trình phê duyệt

  • Bước 2: Tạo dòng công việc Bước tiếp theo là tạo dòng công việc cho quá trình phê duyệt. Điều này phụ thuộc vào mức độ quan trọng của mỗi dự án cần phê duyệt, có thể đơn giản quy trình một bước chỉ với một người phụ trách phê duyệt, hoặc có thể bao gồm nhiều cấp độ phê duyệt từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

Tự động hóa quy trình phê duyệt

  • Bước 3: Thiết lập phân quyền Bước cuối cùng là thêm tất cả những người tham gia vào quá trình phê duyệt để họ có thể nộp, xem, phê duyệt hoặc từ chối tài liệu. Ở bước này, bạn cũng có thể quyết định người dùng nào được phép chỉnh sửa và sửa đổi dữ liệu.

Tự động hóa quy trình phê duyệt

Quy trình phê duyệt là một thành phần không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của mọi tổ chức. Bằng cách tự động hóa thông qua các công cụ quản lý quy trình làm việc như