Lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) lên các phòng ban

Thông qua bài viết trước, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ về tổng quan phần mềm quản lý quy trình kinh doanh - Business Process Management (BPM) là gì và tác động của BPM lên mô hình doanh nghiệp. Trong bài viết này, TLC sẽ mang đến cho bạn góc nhìn khác về những lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh và những ví dụ trong việc áp dụng BPM vào từng bộ phận tại công ty, lẫn sự tính năng mà một phần mềm BPM cần có. Hãy cùng tìm hiểu nhé!


Bộ phận nhân sự


Đối với những công ty chưa áp dụng BPM, thông thường bộ phận nhân sự sẽ cảm thấy quy trình tuyển dụng của tổ chức mình quá phức tạp và thủ công vì khi luôn cần yêu cầu ứng viên điền vào các mẫu đơn trên giấy. Nhưng khi áp dụng hệ thống quản lý quy trình kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình nhân sự từ đầu đến cuối, do đó cắt giảm chi phí, thời gian và biểu mẫu giấy tờ yêu liên quan. Một số lợi ích có thể dễ dàng nhìn thấy đó là:

  • Phê duyệt bảng chấm công của nhân viên nhanh hơn

  • Dễ dàng tuyển dụng nhân viên mới với quy trình được tự động hoá


Bộ phận Bán hàng


Trong hầu hết các tổ chức, nhóm bán hàng phải dành một lượng thời gian đáng kể để ghi chép và tính toán, lẫn làm việc với kế toán thu (AR) trong việc xuất hoá đơn cho khách hàng. Ngay cả một lỗi đánh máy nhỏ trong hóa đơn, điều này sẽ khiến cho nhân viên phải tốn nhiều công sức trong việc điền lại hoá đơn, vì hoá đơn không hợp lệ sẽ gây ảnh hưởng đến công ty trong việc khấu trừ thuế và những quy trình nối tiếp. Đây là lúc phần mềm quản lý quy trình kinh doanh sẽ hữu ích, vì hệ thống này sẽ tự động hóa quy trình phê duyệt hóa đơn, do đó loại bỏ khả năng xảy ra lỗi thủ công và xác định rõ được phần công việc mà nhóm bán hàng và kế toán thu cần làm. Một số lợi ích có thể thấy khi áp dụng BPM cho bộ phận bán hàng:

  • Rút ngắn quy trình công việc bán hàng

  • Báo giá đúng hẹn và hoàn thành hóa đơn nhanh chóng


Bộ phận tài chính


Thông thường bộ phần tài chính luôn có khối lượng làm việc lớn với các yêu cầu từ nhiều bộ phận và email phải tiếp nhận mỗi ngày, vì bất cứ thứ gì liên quan đến tiền đều phải thông qua bộ phận này. Ví dụ: nếu nhóm quản lý tài sản muốn mua 50 máy tính xách tay, họ sẽ gửi báo giá mà họ nhận được từ nhà cung cấp đến nhóm tài chính để phê duyệt.


Hãy tưởng tượng, nếu nhận được 50 email và biểu mẫu giấy hàng ngày từ các phòng ban khác nhau, thì khối lượng công việc sẽ rất nhiều và đè nặng lên bộ phận tài chính. Thế nên, hệ thống quản lý quy trình kinh doanh (BPM) sẽ giúp bộ phận này giải quyết tất cả những điều này. Dưới đây là một số tình huống trong bộ phận tài chính có thể được hưởng lợi nếu áp dụng BPM:

  • Phê duyệt nhanh chóng chỉ bằng một cú nhấp chuột

  • Tùy chỉnh quy trình công việc linh động tùy tình huống


Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng BPM tại doanh nghiệp bên cạnh lợi ích đến các phòng ban


Ngoài lợi ích cho từng phòng ban, thì còn có một số lợi ích chính của việc sử dụng BPM trong doanh nghiệp như:

  • Kiểm soát các quy trình hỗn loạn và khó sử dụng một cách dễ dàng

  • Tạo, lập bản đồ phân tích và cải tiến quy trình kinh doanh một cách nhanh chóng

  • Thi hành các hoạt động hàng ngày hiệu quả hơn

  • Thực hiện các mục tiêu lớn hơn của tổ chức và hạn chế rủi ro

  • Tiến tới chuyển đổi kỹ thuật số

  • Cải thiện và tối ưu hóa các hoạt động một cách logic

  • Theo dõi chặt chẽ các mục tiêu riêng lẻ trong việc đạt được mục tiêu chung và có thể đưa ra các cải cách một cách kịp thời.


Vậy các tính năng mà mọi công cụ quản lý quy trình kinh doanh cần nên có?


Để có thể có được những lợi ích kể trên ở các phòng ban, thì đây là danh sách các tính năng mà một hệ thống quản lý quy trình kinh doanh tốt cần phải có để :


  • Công cụ lập sơ đồ quy trình trực quan

  • Trình thiết kế biểu mẫu kéo và thả

  • Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và quyền hạn

  • Hỗ trợ đa thiết bị

  • Các tính năng quản trị viên mạnh mẽ

  • Đăng nhập một lần (SSO)

  • Tích hợp với các hệ thống phần mềm hiện có, nhằm phục vụ lưu trữ và chuyển tiếp thông tin dễ dàng

  • Báo cáo và phân tích

  • Hiệu suất cho cơ sở người dùng lớn

  • Quy trình đo lường hiệu suất




Việc áp dụng phần mềm quản lý quy trình kinh sẽ giúp doanh nghiệp được hưởng lợi và cần cân nhắc kỹ các phần mềm BPM phù hợp, điển hình Kissflow sẽ là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh hợp ý cho các doanh nghiệp hiện nay. Kissflow có một giao diện trực quan đơn giản cho phép bất cứ ai xây dựng, tự động và quản hóa quy trình làm việc của một cách dễ dàng. Đồng thời, doanh có thể tùy chỉnh quy trình của mình theo nhu cầu của chính doanh nghiệp và dễ dàng vận hành dòng công việc một cách liền mạch.


Hy vọng bài viết đã giải đáp cho bạn những thắc mắc xoay quanh hệ thống BPM. Thân ái!

0 lượt xem0 bình luận

Bài đăng gần đây

Xem tất cả