Trong bất kỳ tổ chức nào, nhân sự được coi là tài sản quý giá nhất. Để đảm bảo sự phát triển và hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là một yêu cầu cần thiết. Lưu trữ hồ sơ nhân sự đảm bảo rằng thông tin về nhân viên được bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Vậy bạn đã biết cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả? Cùng TLC tìm hiểu ngay!
I. Quy định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự
Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là một nhiệm vụ quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Dưới đây là một số quy định cơ bản về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự:
- Thời gian lưu trữ: Theo quy định của pháp luật lao động, thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự là 5 năm kể từ ngày kết thúc hợp đồng lao động hoặc ngày chấm dứt quan hệ lao động (bao gồm lịch sử làm việc, các hợp đồng lao động và các văn bản liên quan khác).
- Bảo quản vĩnh viễn: Các hồ sơ nhân sự của công ty gốc nên được bảo quản vĩnh viễn và đảm bảo an toàn. Điều này đảm bảo rằng thông tin có sẵn khi cần thiết và đồng thời tuân thủ các quy định liên quan đến bảo mật thông tin cá nhân.
- Kiểm tra và cập nhật hồ sơ: Bộ phận lưu trữ hồ sơ nhân sự cần có kế hoạch kiểm tra và cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng thông tin là chính xác và cập nhật. Điều này bao gồm việc kiểm tra các thông tin cá nhân, hợp đồng lao động và các văn bản khác liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên.
- Quản lý tài liệu điện tử: Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trên giấy, các doanh nghiệp cũng nên xem xét việc lưu trữ hồ sơ nhân sự dưới dạng điện tử để tiện lợi hơn trong việc truy xuất và bảo quản. Tuy nhiên, việc lưu trữ điện tử cần tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và quyền riêng tư.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lưu trữ hồ sơ nhân sự, bao gồm cả quy định về bảo mật thông tin cá nhân và quyền riêng tư của nhân viên.
II. Vì sao cần lưu trữ hồ sơ nhân sự?
Hồ sơ nhân sự là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý nhân sự và các hoạt động liên quan. Dưới đây là một số lý do vì sao cần lưu trữ hồ sơ nhân sự của công ty:
2.1 Tuân thủ pháp luật
Luật lao động và các quy định pháp lý yêu cầu các doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ nhân sự của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Việc tuân thủ các quy định này là bắt buộc và đảm bảo tính hợp pháp trong quản lý nhân sự.
2.2. Bảo vệ thông tin cá nhân
Hồ sơ nhân sự chứa đựng nhiều thông tin nhạy cảm về nhân viên như thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc, bằng cấp, v.v. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách an toàn và bảo mật giúp đảm bảo rằng thông tin này không bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.
2.3. Quản lý nhân sự
Hồ sơ nhân sự cung cấp thông tin quan trọng để quản lý nhân sự hiểu rõ về nhân viên, từ đặc điểm cá nhân, kinh nghiệm làm việc, đến lịch sử đào tạo và phát triển. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự của công tygiúp quản lý nhân sự đưa ra quyết định liên quan đến việc tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, phát triển và thăng tiến của nhân viên.
2.4. Thực hiện các hoạt động tuyển dụng và phát triển
Hồ sơ nhân sự là nguồn thông tin quan trọng cho các hoạt động của nhà tuyển dụng và phát triển nhân sự. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự cho phép nhà quản lý có thể tra cứu và sử dụng thông tin này để đánh giá và chọn lựa nhân viên phù hợp cho các vị trí tuyển dụng và các chương trình đào tạo.
2.5. Đáp ứng yêu cầu kiểm toán và thẩm tra
Trong quá trình kiểm toán hoặc thẩm tra, các cơ quan có thể yêu cầu kiểm tra hồ sơ nhân sự của công ty để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ và có thứ tự giúp dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết và đáp ứng yêu cầu của các cơ quan kiểm toán.
Tóm lại, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là cần thiết để đảm bảo tính bảo mật, tuân thủ pháp luật và hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả.
-> Xem thêm: Quản trị nhân sự thời cách mạng 4.0 làm sao để không bị “bỏ lại phía sau”
III. Mách bạn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự có hiệu quả
Để lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả, bạn có thể tuân theo các bước sau:
3.1. Phân loại hồ sơ
Phân loại hồ sơ nhân sự là một bước quan trọng để giữ cho các tài liệu được tổ chức và dễ tìm kiếm. Bạn có thể sử dụng các danh mục như vị trí công việc, bộ phận, năm tuyển dụng hoặc loại hợp đồng để phân loại hồ sơ. Điều này giúp bạn tìm kiếm và truy cập thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng.
3.2. Tạo hệ thống lưu trữ phù hợp
Xác định hệ thống lưu trữ phù hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự. Bạn có thể sử dụng các tệp giấy truyền thống hoặc áp dụng hệ thống lưu trữ điện tử. Đối với lưu trữ điện tử, bạn có thể sử dụng các dịch vụ đám mây hoặc phần mềm quản lý tài liệu để tổ chức và lưu trữ hồ sơ.
3.3. Bảo vệ thông tin cá nhân
Hồ sơ nhân sự của công ty chứa thông tin cá nhân nhạy cảm, vì vậy bảo vệ dữ liệu là rất quan trọng. Đảm bảo rằng bạn tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu và tuân thủ các quy tắc về quyền riêng tư. Bạn có thể áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, giới hạn quyền truy cập và sử dụng mật khẩu mạnh để bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên.
3.4. Sao lưu dữ liệu định kỳ
Để đảm bảo an toàn cho hồ sơ nhân sự, hãy đảm bảo sao lưu dữ liệu định kỳ. Sao lưu dữ liệu giúp bạn phục hồi thông tin trong trường hợp có sự cố về mất dữ liệu. Bạn có thể thiết lập lịch trình sao lưu tự động hoặc sử dụng dịch vụ sao lưu đám mây để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn an toàn.
3.5. Xóa dữ liệu không cần thiết
Định kỳ xóa bỏ dữ liệu không cần thiết trong hồ sơ nhân sự để giữ cho hệ thống lưu trữ gọn gàng và hiệu quả. Xác định các quy tắc về việc giữ lại thông tin và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu. Xóa bỏ dữ liệu không cần thiết đảm bảo rằng bạn chỉ lưu trữ thông tin cần thiết và giảm rủi ro về việc bị vi phạm quyền riêng tư.
IV. Để đảm bảo cho quá định lưu trữ hồ sơ tốt thì nhân viên nhân sự cần có kỹ năng gì?
Để đảm bảo quá trình lưu trữ hồ sơ tốt, nhân viên nhân sự cần phải có những kỹ năng sau:
4.1. Kỹ năng quản lý thông tin
Nhân viên nhân sự cần biết cách quản lý thông tin một cách tổ chức, bao gồm việc lưu trữ, phân loại và tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả. Kỹ năng này giúp đảm bảo hồ sơ nhân sự của công ty được lưu trữ đúng chỗ và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
4.2. Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin
Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng các phần mềm và công cụ lưu trữ điện tử là rất quan trọng. Nhân viên nhân sự cần có kiến thức về việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của công ty, hệ thống cơ sở dữ liệu và các công nghệ khác để nâng cao hiệu quả lưu trữ hồ sơ.
-> Xem thêm: Cẩm nang “hòa nhập” cho sinh viên mới ra trường: Từ A-Z về bảo hiểm xã hội
4.3. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp
Nhân viên nhân sự cần có khả năng tổ chức và sắp xếp hồ sơ một cách logic và có hệ thống. Điều này giúp đảm bảo hồ sơ được sắp xếp đúng thứ tự và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
4.4. Kỹ năng bảo mật thông tin
Hồ sơ nhân sự chứa các thông tin nhạy cảm về nhân viên và công ty, do đó, nhân viên nhân sự cần có kỹ năng bảo mật thông tin để đảm bảo rằng hồ sơ không bị truy cập trái phép hoặc rò rỉ thông tin.
4.5. Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên nhân sự thường phải làm việc với nhiều bên liên quan như nhân viên, quản lý và cơ quan ngoại vi. Kỹ năng giao tiếp giúp nhân viên nhân sự truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, đồng thời lắng nghe và hiểu ý kiến của người khác.
4.6. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình lưu trữ hồ sơ, nhân viên nhân sự có thể gặp phải các vấn đề như hồ sơ bị mất, hồ sơ không đầy đủ thông tin, v.v. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhân viên nhân sự tìm ra những giải pháp tối ưu để khắc phục các vấn đề này.
V. Kết luận
Tóm lại, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là một phần không thể thiếu trong quản lý nhân sự một tổ chức. Nó đảm bảo rằng thông tin về nhân viên được bảo mật và dễ dàng truy cập, đồng thời hỗ trợ trong quá trình nhà tuyển dụng đào tạo và quản lý nhân sự.