Hướng dẫn hoàn chỉnh về tự động hóa quy trình làm việc

Mỗi công việc đều cần có một quy trình làm việc để hoàn thành nó. Tuy nhiên, nhiều quy trình làm việc hiện nay ở doanh nghiệp đang chứa đầy các tác vụ thủ công tốn thời gian, dễ bị mắc lỗi sai và tốn kém. Thế nên, việc tự động hóa quy trình làm việc sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc và thuận lợi hơn trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp mình với việc tự động hóa quy trình trình làm việc. Bài viết này sẽ mang đến cho bạn một cái nhìn tổng quan về tự động hóa quy trình làm việc và những lợi ích mà hình thức này mang lại.


Vậy tự động hóa quy trình làm việc là gì?


Tự động hóa quy trình làm việc là việc loại bỏ dần các công việc yêu cầu thao tác thủ công và mang tính lập đi lập lại. Tự động hóa quy trình còn có ý nghĩa giúp công việc từ quá trình A sang B trở nên dễ dàng, nhanh chóng bởi mọi thứ đều được vận hành tự động theo một cơ chế phù hợp.


Tự động hóa quy trình làm việc lợi ích như thế nào với doanh nghiệp?


Tự động hóa mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giảm thiểu khối lượng làm việc cho các phòng ban từ tài chính đến bán hàng. Dưới đây sẽ là những lợi ích cho việc áp dụng tự động hóa quy trình làm việc lên từng phòng ban của các bộ phận thông thường:


Bộ phận nhân sự:

  • Giảm thiểu đáng kể việc xử lý giấy tờ hành chính

  • Xác minh và tuyển dụng ứng viên nhanh hơn với sự chấp thuận tự động

  • Đảm bảo tuân thủ tất cả các quy trình

  • Cải thiện khả năng hiển thị dòng công việc

  • Cung cấp trải nghiệm onboarding / offboarding cho nhân viên công ty nhanh hơn


Bộ phận Tài chính

  • Đơn giản hóa khâu quản lý tài liệu

  • Tiết kiệm thời gian xử lý phê duyệt

  • Lên lịch thanh toán tự động dễ dàng cho hóa đơn định kỳ

  • Tạo hệ thống quản lý bảng lương thông minh

  • Tích hợp dữ liệu với các phần mềm kế toán khác


Bộ phận Marketing

  • Kết nối tiến độ công việc ở nhiều vị trí và dễ dàng có cái nhìn trực quan về nhóm khách hàng hướng đến với việc tự động hóa hệ thống đã sắp xếp dữ liệu một cách logic

  • Thiết lập một quy trình nhất quán để xây dựng và theo dõi với các khách hàng tiềm năng

  • Dễ dàng theo dõi được kết quả hoạt động dự án, so sánh, truy vấn dữ liệu


Bộ phận Bán hàng

  • · Đơn giản hóa việc xây dựng danh sách khách hàng bằng cách chuẩn hóa quy trình

  • · Có được báo cáo và phân tích sâu sắc về các quy trình đang diễn ra

  • · Gửi email chào mừng theo ngữ cảnh, cảm ơn hoặc quảng cáo một cách tự động mà không tốn nhiều công sức.


Thống kê về tự động hóa quy trình làm việc


Một số thống kê gần đây cho thấy là các doanh nghiệp và tập đoàn đang gặt hái những lợi ích từ việc tự động hóa quy trình làm việc. Một số ví dụ cụ thể như: Tập đoàn Annuitas mang lại doanh thu tăng 417% nhờ tự động hóa quy trình và tiếp thị, Cisco Systems tự động hóa quy trình CRM và đã tiết kiệm hơn 270 triệu đô la hàng năm.


Nhờ đó những thống kế gần đây chỉ ra rằng việc Doanh nghiệp áp dụng việc tự động hóa quy trình làm việc sẽ mang lại 3 lợi ích vượt bậc: quản lý hiệu quả chi phí, cải thiện thời gian tiếp thị và tối ưu hóa khả năng tự phục vụ của khách hàng.



Vậy phần mềm tự động hóa quy trình làm việc cần đáp ứng những yêu cầu gì?


Hiện nay có rất phần mềm tự động hóa quy trình làm việc. Tuy nhiên để sở hữu một phần mềm tự động hóa quy trình tốt thì những phần mềm đó phải bắt buộc đáp ứng được những đặc tính sau đây:


Tính đơn giản


Tự động hóa có nghĩa là làm cho mọi thứ đơn giản hơn, vì vậy bản thân sản phẩm nên dễ sử dụng. Việc kiểm tra giao diện người dùng để xem có dễ sử dụng và dễ dàng nắm bắt hay không là một trong những yếu tố hàng đầu.


Khả năng hoạt động của điện toán đám mây


Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc dựa trên đám mây thường cần phải bảo trì nên việc xem khả năng hoạt động có tốt hơn nhằm tránh xảy ra những quá trình gián đoạn không đáng có. Điện toán đám mây nên cung cấp khả năng truy cập dễ dàng, bảo mật đáng tin cậy và khả năng mở rộng dữ liệu.


Tích hợp đa hệ thống


Hầu hết các phần mềm dựa trên điện toán đám mây đi kèm với khả năng tương tác với các ứng dụng đám mây khác. Kiểm tra phần mềm tự động hóa dòng công việc của bạn để biết khả năng tương thích API và các công cụ như Zapier là một điều cần thiết.


Báo cáo và phân tích


Bạn không thể cải thiện một quá trình mà không xem xét nó. Các công cụ phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phải nên cung cấp báo cáo tích hợp để kiểm tra tính hợp lý nhằm dễ dàng theo dõi các tác vụ và cải tiến.


Khả năng linh hoạt sử dụng


Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc trong thế giới ngày nay phải hoạt động từ bất kỳ vị trí nào và bất kỳ thiết bị nào. Từ thông báo đến phê duyệt, hãy đảm bảo công cụ hoạt động trên mọi thiết bị điện tử mà không có giới hạn nào.


Giá cả hợp lý


Nhiều nhà cung cấp phần mềm này thường tính phí hàng chục ngàn đô la để cài đặt phần mềm tự động hóa quy trình làm việc - không bao gồm triển khai và tư vấn. Thế nên việc tìm được phần mềm tự động hoá quy trình làm việc với mức giá hợp lý nên được cân nhắc.


Vậy phần mềm tự động hóa công việc phù hợp nhất hiện nay?


Hiện nay, Kissflow là một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay với mức phí hợp lý. Kissflow có một giao diện trực quan đơn giản cho phép bất cứ ai xây dựng và tự động hóa quy trình làm việc của họ một cách dễ dàng. Bạn có thể tùy chỉnh quy trình của mình theo nhu cầu của chính doanh nghiệp và dễ dàng vận hành dòng công việc một cách liền mạch.


Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích. Thân ái!


Theo Kissflow

0 lượt xem0 bình luận