Phản ứng thường thấy đầu tiên khi đối diện với sự thay đổi là sợ hãi. Đó là lý do vì sao trong nhiều trường hợp, một số thành viên sẽ im lặng thay vì vui vẻ đón nhận. Làm thế nào để các thay đổi được diễn ra suôn sẻ, khi nhóm của bạn có những phong cách và tính cách làm việc khác nhau? Và làm thế nào để bạn đảm bảo những thay đổi không cản trở tiến độ thực hiện công việc?
Dưới đây là 3 chiến lược quản lý thay đổi (Change Management Strategies) để giúp nhóm của bạn vượt qua cảm giác khó khăn trước bất kỳ thay đổi nào.
1. Các chiến lược quản trị sự thay đổi
1.1 Mô hình thay đổi của Kurt Lewin
Mô hình này phù hợp nhất cho những thay đổi quy mô nhỏ, như sử dụng phần mềm kế toán mới...
Unfreeze
Hãy xem những thay đổi như một khối băng, để tìm hiểu bên trong cần phá vỡ sự đông cứng.
Trong giai đoạn này, hãy để mọi người tiếp cận thay đổi bằng cách tập hợp nhóm của bạn lại với nhau, trao đổi về thay đổi sắp tới cũng như thông báo lý do tại sao thay đổi này là cần thiết. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn thoát khỏi trạng thái tê liệt phân tích và tập trung tinh thần bước vào thực hiện thay đổi.
Change
Thực hiện thay đổi sẽ là khoảng thời gian khó khăn nhất với các thành viên trong team, khi mọi người phải đối diện với cảm giác không chắc chắn và không thoải mái trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thử nghiệm cách làm mới.
Tổ chức các buổi họp để kiểm tra tiến độ, cung cấp công cụ và hướng dẫn cần thiết và tiếp tục trao đổi về các lý do cho sự thay đổi kèm theo lợi ích sau khi thực hiện đầy đủ. Bạn và các thành viên phải giải quyết mọi rào cản, cả về thể chất và cảm xúc để cả nhóm cùng kiên định triển khai các thay đổi theo mục tiêu ban đầu.
Re-freeze
Để thay đổi thành công, sau đó bạn cần làm đông lạnh lại khối băng. Nghĩa là, làm chắc chắn sự thay đổi và đảm bảo rằng mọi người không quay trở lại giai đoạn trước với suy nghĩ cũ hoặc cách làm cũ.
Lắng nghe suy nghĩ và phản hồi của thành viên để đảm bảo rằng mọi người đều có các công cụ và hỗ trợ cần thiết duy trì sự thay đổi. Giữ vững thay đổi này bằng lời khen, phần thưởng đến các thành viên, cung cấp các buổi đào tạo nhắc lại và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Mô hình 7S của McKinsey
McKinsey 7-S phù hợp nhất với sự thay đổi quy mô lớn trong phạm vi toàn thể tổ chức.
Mô hình này chia nhỏ sự thay đổi thành bảy mục cần phải xem xét:
Phần cứng - dễ xác định và tác động: Strategy - chiến lược, Structure - cấu trúc, System - hệ thống
Phần mềm - không hữu hình, khó mô tả thiên về văn hoá công ty: Style of work - phong cách làm việc, Staff - đội ngũ và Skills - kỹ năng
Những giá trị chung - Shared values
Khi đã xác định được tất cả bảy danh mục trong mô hình này, bạn phải đánh giá xem chúng tác động lẫn nhau như thế nào trước khi lập kế hoạch và tiến hành thực hiện các thay đổi. Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn và hiểu được những đợt sóng thay đổi nào sắp đến tiếp theo.
Ví dụ: Có thể thay đổi chiến lược kinh doanh mà không làm ảnh hưởng đến các giá trị chung? Nếu thay đổi hệ thống và phần mềm làm việc, kỹ năng nào của đội ngũ đang bị bỏ qua và đánh giá thấp?
Mục tiêu của 7S là đảm bảo các mục trên đang được liên kết hiệu quả, có tác động tích cực lẫn nhau. Người lãnh đạo cần nắm rõ để thực hiện các điều phối cần thiết, kịp thời xử lý các mâu thuẫn tiềm tàng phát sinh ảnh hưởng đến quá trình thay đổi.
Học thuyết 8 bước để thay đổi của Kotter
Tám bước của Kotter sẽ phù hợp cho trường hợp cần điều chỉnh chiến lược, tiếp cận và giải quyết vấn đề theo một cách mới. Ví dụ: thực hiện chuyển đổi số, thay đổi cách tiếp cận bán hàng hoặc thêm sản phẩm hoặc dịch vụ mới vào hoạt động kinh doanh.
Giáo sư John Kotter chia thay đổi theo tám bước - lấy con người làm trung tâm:
Create a sense of urgency - Tạo ra môi trường khiến mọi người có động lực thay đổi. Ý thức được đây là yêu cầu cấp bách.
Build a guiding coalition - Tập hợp một nhóm dẫn đường có năng lực và có ảnh hưởng đến mọi người để dẫn dắt và truyền động lực hành động đến mọi người
Form a strategic vision - Hình thành tầm nhìn chiến lược
Enlist volunteers - Truyền đạt tầm nhìn trọn vẹn và nhất quán để mọi người đều hiểu giống nhau và cùng hành động đúng định hướng
Remove barriers - Loại bỏ rào cản
Generate short-term wins - Tạo ra các mốc thắng lợi ngắn hạn
Sustain acceleration - Tăng tốc bền vững
Institute change - Gắn kết vào văn hoá chung
Phương pháp dẫn dắt này giúp nhóm của bạn từng bước vượt qua sự thay đổi khi khích lệ tham gia và giảm bớt sự kháng cự do nỗi sợ hãi thường đi kèm với sự thay đổi. Các thành viên tham gia xuyên suốt quá trình cũng giúp bạn hiểu thêm về những trở ngại mà chỉ một số cá nhân hoặc nhóm nhỏ phải đối mặt. Bằng cách này, bạn có thể thực hiện thay đổi toàn diện hơn, có tính đến tất cả mọi người - không chỉ các bên liên quan chính.
Lời khuyên về quản trị sự thay đổi
Hãy chuẩn bị tinh thần rằng: thay đổi là tác nhân kích hoạt tranh cãi, mâu thuẫn, sự phản kháng. Làm việc với nhóm của bạn để xác định các điểm khó khăn và giải pháp có thể giúp hợp lý hóa quá trình thay đổi.