Để chuẩn hoá công việc và dữ liệu phục vụ kiểm soát thì việc tìm ra một giải pháp tự động hoá các quy trình trong doanh nghiệp là điều cần ưu tiên thực hiện trong hành trình chuyển đổi số. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm các phân tích về vấn đề về này nhé!
Quy trình công việc phụ thuộc vào con người & hệ thống quy trình tự động
Trong quy trình công việc lấy con người làm trung tâm, hầu hết các nhiệm vụ như phê duyệt dữ liệu, tạo ra dữ liệu mới hoặc kiểm tra thông tin... sẽ được khởi tạo, được chuyển giao và xử lý bởi con người.
Với quy trình công việc lấy hệ thống là trung tâm, các nhiệm vụ được thực hiện tự động bởi máy móc và ít hoặc không cần đến sự tham gia của con người.
Ví dụ như, để lập báo cáo tài chính, hệ thống sẽ định kỳ vào thời điểm được thiết lập, thu thập những thông tin nhất định từ các quy trình liên quan trên hệ thống (dữ liệu đầu vào), tổng hợp dữ liệu đó theo các trường chỉ tiêu báo cáo (dữ liệu đầu ra) và gửi email đến cho tất cả các bên liên quan. Một hệ thống hoàn toàn có thể được thiết kế theo mong muốn của con người để thực hiện tất cả các nhiệm vụ này.
Ngoài ra, còn có quy trình công việc tập trung vào chứng từ hay hồ sơ, ví dụ như việc ký kết hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp. Trong đó mọi thứ diễn ra trong luồng công việc sẽ cần được thêm vào, sửa đổi, thể hiện trên văn bản, hồ sơ, chứng từ. Và kết quả cuối cùng phải là một bản hợp đồng ghi lại chính xác tất cả các dữ liệu quan trọng và được xác nhận bởi các bên tham gia.
Quy trình làm việc tự động so với quy trình làm việc thủ công
Trong quy trình làm việc thủ công, con người sẽ chịu trách nhiệm chuyển dữ liệu từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác trong luồng công việc, đồng nghĩa với việc họ phải nắm rõ những công việc, những người phụ trách ở các bước tiếp theo.
Ví dụ khi một nhân viên yêu cầu công ty hoàn lại chi phí tiếp khách, cô ấy sẽ cần gửi email cho người quản lý của mình để phê duyệt, và khi được chấp thuận, cô ấy sẽ tiếp tục gửi email kèm thông tin phê duyệt đến bộ phận kế toán của công ty. Sau đó bộ phận kế toán sẽ kiểm tra, ghi thông tin vào sổ sách, lên kế hoạch thanh toán và gửi email thông báo ngày thanh toán đến nhân viên.
Đối với quy trình làm việc tự động, khi một người hoàn thành công việc của mình, họ không cần chịu trách nhiệm chuyển dữ liệu cho nhiệm vụ tiếp theo. Phần mềm hay hệ thống quản lý công việc được lập trình để xử lý việc này, bao gồm cả việc thông báo, quản lý thời hạn và nhắc nhở.
Trong cùng tình huống giống với quy trình làm việc thủ công ở trên, người nhân viên này sẽ điền vào biểu mẫu của quy trình Đề nghị thanh toán và nhấn nút gửi. Hệ thống tự động chuyển tiếp yêu cầu và gửi thông báo đến cấp quản lý phê duyệt trên hệ thống. Ở bước tiếp theo, hệ thống tự động dựa theo các điều kiện để quyết định chuyển tiếp đến bộ phận kế toán kiểm tra hoặc nếu số tiền đủ nhỏ, sẽ bỏ qua và đi thẳng đến bước lên kế hoạch thanh toán và gửi email thông báo tự động cho nhân viên.
Theo dõi tình trạng luồng công việc cũng trở nên dễ dàng hơn trong các quy trình làm việc tự động. Đối với quy trình thủ công, bạn cần phải cập nhật tay vào một file quản lý tiến độ, gửi nhiều tin nhắn hoặc email để biết được trạng thái của công việc. Trong khi đó với quy trình làm việc tự động, tất cả thông tin sẽ luôn được cập nhật và hiển thị ngay lập tức trên hệ thống. Bạn có thể nhận được thông báo khi công việc thay đổi trạng thái hoặc quá hạn và cũng có thể truy cập để kiểm tra thông tin bất kỳ lúc nào.
Như vậy việc sử dụng phần mềm để xây dựng các quy trình làm việc tự động sẽ mang lại nhiều lợi ích như:
Loại bỏ các công việc không cần thiết
Nâng cao hiệu quả
Đơn giản hoá việc giao nhiệm vụ, uỷ thác thực hiện hay bàn giao công việc
Giảm thời gian xử lý công việc
Mang lại khả năng quan sát bao quát toàn cảnh công việc
Cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho việc thực hiện một chức năng cụ thể (Trách nhiệm giải trình)
Làm cách nào để tạo và quản lý quy trình làm việc tự động
Hiện nay có rất nhiều công cụ giúp số hoá quy trình công việc, nhưng tuỳ vào tình hình thực tế doanh nghiệp, bạn sẽ cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để có thể chọn ra được công cụ phù hợp giúp tự động hoá được nhiều nhất các quy trình công việc đang diễn ra và cả trong tương lại mở rộng hoạt động kinh doanh.
Để tự động hoá, bạn sẽ cần sử dụng các phần mềm có tính năng xây dựng và quản lý quy trình làm việc. Phần mềm sẽ cho phép bạn tạo các bản trình bày trực quan về các luồng công việc bao gồm cả các tác vụ xảy ra theo điều kiện và các trường hợp ngoại lệ. Và để chủ động tối ưu, bạn cũng cần xem xét đến việc phần mềm đó có cho phép bạn xây dựng và tạo các biểu mẫu hoạt động như một phương tiện truyền tải tất cả thông tin, dữ liệu cần thiết để xử lý các công việc một cách chính xác. Mỗi bộ phận đều có thể được phân quyền tạo lập và quản lý quy trình làm việc phù hợp với chức năng, nhưng vẫn đảm bảo là một phần của các quy trình làm việc trung tâm.
Quản lý tất cả các dữ liệu, thông tin công việc trên cùng một nền tảng, thay vì trên nhiều công cụ khác nhau, cũng là điều cần xem xét kỹ lưỡng để toàn bộ dữ liệu của bạn có thể tập trung, thay vì phân tán và mất thời gian truyền tải thủ công giữa các công cụ. Bạn nên xem xét lựa chọn một phần mềm có khả năng trở thành trung tâm quản lý thông tin, tại đó phần mềm này cho phép nhận và gửi dữ liệu tự động đến các phần mềm hay công cụ khác.
Dùng thử Kissflow
Nếu bạn đang tìm một cách để tổ chức và quản lý các luồng công việc. Hãy thử khám phá tính năng quản lý workflow của Kissflow. Hơn 10,000 doanh nghiệp toàn cầu đã lựa chọn Kissflow Digital Workplace - Nền tảng quản trị doanh nghiệp tự động để làm việc hiệu quả và thông minh hơn.
Tìm hiểu thêm tại đây nhé!
_________________
Nguồn: Kissflow