Trong bối cảnh chuyển đổi số là một điều tất yếu vì sự phổ biến rộng rãi của mạng Internet, thì điều này đã khiến cho các doanh nghiệp dần quan tâm hơn về việc chuyển đổi số hệ thống lẫn quy trình làm việc của tổ chức nhằm nâng cao hiệu suất và gia tăng tính đồng bộ hoá giữa các bộ phận trong công ty. Đồng thời việc chuyển đổi số sẽ giúp cho ban lãnh đạo (BOD) dễ dàng hơn trong việc thực hiện và theo dõi tiến trình cũng như tăng độ tương tác với nhân viên. Thế nên việc có một phần mềm hệ thống quản lý công việc - Work Management System (hệ thống quản lý công việc) sẽ khiến cho mọi công việc dần trở nên đơn giản trong cơ cấu doanh nghiệp so với sự hỗn loạn của quá trình làm việc thủ công thường gặp phải với những vấn đề rắc rối đi kèm. Hãy cùng tìm hiểu về 7 lợi ích của phần mềm hệ thống quản lý công việc tác động tích cực thế nào đến doanh nghiệp mà các nhà quản lý cần biết thông qua bài viết dưới đây!
1. Giảm thiểu lỗi sai
Việc áp dụng phần mềm hệ thống quản lý công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và sai lầm đáng kể khi ghi nhận thông tin trong quá trình kinh doanh, so với việc được ghi chép thủ công và bằng con người là chủ yếu. Vì để không có lỗi sai trong quá trình doanh nghiệp hoạt động là bất khả thi, tuy nhiên chủ động trong việc xác định và sửa lỗi là điều doanh nghiệp có thể làm được nhờ vào hệ thống quản lý công việc. Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, việc ngăn ngừa lỗi sẽ xảy ra ngay từ đầu, nếu như bạn nhập sai mệnh lệnh hoặc theo bộ quy định trong hệ thống, thì hệ thống sẽ thông báo và dễ dàng giúp người sử dụng phát hiện lỗi sai. Từ đó người dùng có thể tìm ra các lỗi và ngăn ngừa các lỗi tương tự xảy ra lần nữa, nhờ sự giúp đỡ từ hệ thống quản lý công việc.
2. Cải thiện kết nối giữa nhân viên
Hệ thống quản lý công việc hoàn toàn có thể giúp ích trong việc kết nối nhiều thực thể – con người. Vì hệ thống sẽ cho bạn biết nhân viên đang làm việc thế nào, có lỗi gì cần đáng chú ý để đưa ra những điều chỉnh tương tác phù hợp. Đặc biệt là đối với bối cảnh Covid-19 hiện nay, thì việc "work from home" dần trở nên phổ biến và việc kết nối thông qua phần mềm sẽ giúp nhân viên, sếp và đồng nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt thông tin, truy xuất dữ liệu phục vụ cho công việc, lẫn tăng tính tương tác và giao tiếp với việc phát hiện ra lỗi sai lẫn trao đổi về công việc. Ngoài ra hệ thống quản lý công việc có thể sử dụng dữ liệu để cải thiện quy trình làm việc. Ngăn ngừa lỗi và xây dựng những kết nối mạnh mẽ hơn giữa con người và phần mềm.
3. Tăng năng suất
Với việc kết nối và thông tin được ghi chép rõ ràng thì việc tăng năng suất là một điều hiển nhiên vì đây sẽ là mức để cải thiện tiến độ làm việc, khắc phục những mặt chưa tốt trong công việc. Ngoài ra với việc mọi công việc sẽ dần trở nên tự động hoá nhờ vào việc áp dụng phần mềm hệ thống quản lý công việc, điều này chắc chắn sẽ giúp nhân viên và tổ chức cảm thấy phấn khởi hơn so với việc làm thủ công. Vì nhân viên có thể theo dõi tiến trình trong hệ thống quy trình làm việc và luôn cập nhật thông tin, thế nên mọi thứ diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ.
4. Loại bỏ các nhiệm vụ thủ công không cần thiết
Theo nghiên cứu này, các công việc lặp đi lặp lại tiêu tốn 5 nghìn tỷ đô la mỗi năm trên toàn cầu. Nhân viên văn phòng dành trung bình 69 ngày mỗi năm cho các công việc lặp đi lặp lại. Điều này thật sự gây lãng phí. Với hệ thống quản lý công việc, các quy định lẫn quy trình về hoạt động trong công ty đã được cài đặt trước sẽ thực hiện công việc cho bạn. Tất cả bạn làm chỉ cần là kích hoạt các bước dựa trên các điều kiện để quá trình tự động ủy quyền nhiệm vụ này được diễn ra. Ví dụ: nếu bạn có đề xuất duyệt ngân sách trong tay, bạn có thể lập bản đồ quy trình làm việc để phê duyệt nhằm đạt được các vai trò công việc phù hợp một cách có hệ thống, nhằm đạt được hiệu suất công việc phù hợp. Thế nên việc tiết kiệm thời gian nhờ vào hệ thống hệ thống quản lý công việc sẽ giúp bạn có thêm thời gian để đổi mới và tạo ra những thành tựu sáng kiến để cái tiến công việc của công ty.
5. Nhiều nhiệm vụ được kết hợp dễ dàng
Việc áp dụng hệ thống hệ thống quản lý công việc sẽ giúp cho “flow" làm việc của doanh nghiệp ,thường yêu cầu tác vụ kết hợp giữa các phòng ban, dần trở nên dễ dàng thay vì phải di chuyển hồ sơ từ phòng ban này sang phòng ban khác. Giờ đây các yêu cầu được sắp xếp gọn gàng theo các quy trình khác nhau trên hệ thống và bạn có thể chuyển đổi giữa yêu cầu mua hàng và yêu cầu hoàn lại tiền đi lại trong cùng một tab mà không nhầm lẫn cũng như tiến trình phê duyệt của sếp cho nhân viên sẽ diễn ra dễ dàng hơn mọi lúc mọi nơi
6. Tăng sự tin cậy, minh bạch và kiểm soát
Hệ thống quản lý công việc sẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự tin cây, minh bạch và kiểm soát trong nội bộ. Mọi thứ đều được hoạch định rõ ràng và nhân viên sẽ được thông báo về những gì họ cần làm cũng như người quản lý thoải mái giao quyền sở hữu các nhiệm vụ. Từ đó làm cho môi trường làm việc lẫn nhân viên dần trở nên thân thiết và hạn chế các mặt tiêu cực có thể xảy ra.
Tự động hóa quy trình làm việc loại bỏ các góc tối trong trường hợp nhân viên không muốn chia sẻ mà điều đó có thể ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp về lâu và dài.. Hơn hết với vai trò quản lý bạn có thể chọn hiển thị hoặc giữ lại thông tin nhạy cảm cho các vai trò hoặc nhóm công việc cụ thể.
7. Cải thiện văn hóa làm việc
Với nhiều công ty làm việc từ xa như hiện nay trong bối cảnh Covid, thì việc giao tiếp thông email và tin nhắn đã được xem là phương pháp tối ưu. Tuy nhiên một hệ thống quản lý công việc sẽ giúp giữ cho công việc có tổ chức và các nhà quản lý có thể theo dõi được nhân viên một cách phù hợp. Điều này cũng sẽ giúp hân viên sẽ có xu hướng hợp tác hơn và hướng tới mục tiêu chung của tổ chức thông qua hệ thống quản lý công việc.
Kissflow đang là phần mềm hệ thống quản lý công việc và BPM nổi bật nhất hiện nay và hoàn toàn có thể đáp ứng được 7 lợi ích trên. Vì Kissflow hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc vận hành, quản lý quy trình, nhân viên lẫn mô hình kinh doanh. Áp dụng Kissflow sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tăng tính tương tác giữa nhân viên, tăng hiệu suất làm việc,v.v. Tất cả mọi yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp đều thỏa mãn với Kissflow, vì đội ngũ Kissflow hiểu rõ trọng tâm chuyển đổi số trong doanh nghiệp là việc có thể giải quyết các bài toán kinh doanh để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn, nhanh hơn và chính xác hơn. Nhìn chung việc áp dụng Kissflow vào quy trình quản lý cho các doanh nghiệp là một điều cần thiết và quan trọng hàng đầu trong thời điểm 4.0 như hiện nay. Kissflow chắc chắn sẽ là một lựa chọn hàng đầu với mức phí phải chăng cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu suất công việc như mong muốn.
Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích! Thân ái!
Nguồn Kissflow