5 tính năng mà mọi hệ thống quản lý quy trình làm việc cần có

Hệ thống quản lý quy trình làm việc chắc hẳn đã không còn quá xa lạ đối với các tổ chức và doanh nghiệp vì đây là nền tảng cũng như là nguyên lý then chốt để giúp mọi hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra trôi chảy và ăn khớp. Tuy nhiên, vẫn còn một số tổ chức doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ về hệ thống quản lý trình làm việc là gì và 5 tính năng bắt buộc mà mọi hệ thống quản lý nào cũng cần phải có. Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!


Quản lý quy trình làm việc là gì?


Trước hết ta cần nằm rõ thế nào là quản lý quy trình làm việc. Điều này có thể hiểu đơn giản là tạo và tối ưu hóa các đường dẫn cho dữ liệu để hoàn thành các mục trong một quy trình nhất định. Quản lý quy trình làm việc bao gồm việc tìm kiếm các nhiệm vụ dư thừa, vạch ra quy trình làm việc ở trạng thái lý tưởng, tự động hóa quy trình và xác định các nút thắt hoặc các khu vực cần cải thiện trong công việc gặp phải.


Vậy hệ thống quản lý quy trình làm việc là gì?


Việc với sự ra đời của nền công nghệ, thì việc quản lý quy trình làm việc được chuyển số hoá và đưa vào hệ thống. Người dùng chỉ cần tương tác hệ thống thông qua máy tính và thế là mọi việc sẽ được đơn giản hoá.


Hệ thống quản lý quy trình làm việc (WMS hoặc WfMS) sẽ là một công cụ phần mềm được thiết kế để giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh thông thường để đạt hiệu quả tối ưu. Các nhiệm vụ trong quy trình làm việc có thể được thực hiện bởi con người hoặc bởi một hệ thống.


Quy trình quản lý công việc

Thế nên đối với các hệ thống quản lý quy trình làm việc thì yêu cầu cần phải có tối thiểu 5 tính năng sau đây:


1. Trình thiết kế quy trình làm việc dễ dàng trực quan


Đối với các hệ thống quản lý quy trình làm việc thì cần bảo đảm cho việc người dùng có thể dễ dàng linh động thay đổi quy trình mà không cần sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật từ bên bán. Vì mỗi doanh nghiệp sẽ có một mô hình kinh doanh khác nhau, thế nên việc có thể tự thiết kế quy trình làm việc phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp linh động hơn và chủ động trong mọi tình huống


Thế nên một hệ thống quản lý quy trình làm việc tuyệt vời sẽ cho phép bạn suy nghĩ theo các vòng tuyến tính đơn giản và thực hiện tất cả những thứ phức tạp trong hệ thống một cách dễ dàng nhất.


2. Tích hợp bộ nhớ điện toán đám mây


Điện toán đám mây đó sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng vận hành vì mọi nhân viên có thể kết nối trực tiếp thông tin thông qua bộ nhớ được lưu sẵn trên đám mây. Cũng như việc lưu trên cơ sở dữ liệu trên sẽ giúp bảo vệ quyền riêng tư của dữ liệu, cũng như tiết kiệm thời gian khi làm việc. Công cụ quản lý quy trình làm việc của bạn cần phải tích hợp trên đám mây nếu bạn muốn bất kỳ nỗ lực nào để làm cho nó hữu ích cho nhóm của bạn.


3. Tích hợp với các ứng dụng đám mây khác


Tích hợp từng là một tính năng cần có để quản lý quy trình làm việc. Bây giờ nó là điều cần thiết khi việc có quá nhiều dữ liệu cần liên kết với nhau. Quy trình làm việc không hoạt động độc lập với các quy trình khác. Tất cả các tài liệu, báo cáo bán hàng, dòng tiền, lịch và chi tiết liên hệ đều phải liên kết với nhau thông qua lịch, email, phần mềm tài chính và hơn thế nữa. Nếu hệ thống quản lý quy trình làm việc của bạn không cực kỳ dễ thiết lập để tích hợp với các công cụ khác hiện có, thì hệ thống đó đã lỗi thời.


4. Có thể xuất báo cáo thể hiện KPI


Rất nhiều công cụ quy trình làm việc có sẵn sẽ cho phép bạn tạo quy trình làm việc đơn giản. Nhưng nếu bạn thực sự nghiêm túc về việc thực sự đạt được một mức năng suất mới, bạn sẽ cần một số tính năng báo cáo vững chắc với các chỉ số rõ ràng.

Bạn có thể nhận ra rằng bạn cần một bước mới hoặc thấy rằng bạn có quá nhiều bước. Chức năng báo cáo với chỉ số KPI sẽ cho biết tình hình tài chính doanh nghiệp và phân tích đâu là điểm nghẽn và nơi cần tập trung sự chú ý của bạn.


5. Tính năng phân quyền và kiểm soát


Nhiều quy trình làm việc chứa thông tin nhạy cảm không nhằm mục đích chia sẻ với mọi người trong quá trình này. Mọi Hệ thống quản lý quy trình làm việc phải cho phép bạn tùy chỉnh những gì mà mỗi người dùng có thể xem và chỉnh sửa. Đồng thời với tính năng này sẽ giúp cách nhà quản lý dễ dàng phân chia công việc và hạn chế sự bối rối cho nhân viên bởi quá nhiều tính năng trong hệ thống.


Với 5 tính năng kể trên thì Kissflow hoàn toàn đáp ứng được những yêu cầu đó với việc là phần mềm BPM cũng như đồng tích hợp tính năng ERP và BPM. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn bao giờ hết trong việc hoạch định kinh doanh, cũng như tiết kiệm chi phí và không tốn nhiều thời gian để đào tạo nhân viên làm quen với nhiều hệ thống so với trước kia.


Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích. Thân ái!


Nguồn: Kissflow

0 lượt xem0 bình luận