5 bước để xây dựng quy trình tự động hóa công việc

Tự động hóa quy trình làm việc đang là xu hướng được quan tâm hàng đầu hiện nay, vì trong bối cảnh nền tảng công nghệ phát triển thì việc dựa vào máy móc phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tiến xa hơn cũng như tiết kiệm được chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả. Bên cạnh nhờ vào sự trợ giúp của phần mềm tự động hóa công việc, thì việc xây dựng được riêng một quy trình để áp dụng vào phần mềm sẽ khiến cho công việc càng nâng cao năng suất vẫn là một điều thắc mắc đối với nhiều nhà quản lý. Hãy cùng Work Smart tìm hiểu về 5 bước xây dựng quy trình tự động hoá công việc phù hợp thông qua bài viết dưới đây!


Một quá trình tự động hóa quy trình làm việc cần bắt đầu với một mục tiêu kế hoạch rõ ràng và kết thúc bằng việc đánh giá quy trình. Dưới đây là 5 bước liên quan đến việc thực hiện kế hoạch tự động hóa quy trình làm việc.


Xác định một quá trình thường lặp đi lặp lại


Việc xác định được một quá trình thường lặp đi lặp lại sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng cấu trúc tính tự động vào hệ thống, để giảm thiểu tính thủ công cho công việc này.


Xác định mục tiêu


Lợi ích của việc này có thể rất đa dạng và tăng lượng ROI. Tuy nhiên doanh nghiệp cần xác định mục tiêu của mình là gì như thời gian tiếp thị nhanh hơn, tăng năng suất nhóm để xây dựng được quá trình tự động phù hợp.


Huấn luyện đội ngũ


Sự thành công của tự động hóa quy trình làm việc phụ thuộc vào nhiều bên liên quan. Và việc này cần phải đến từ đội ngũ doanh nghiệp với kỹ năng tốt, nhằm giúp cho quy trình được đi đúng hướng. Điều này yêu cầu rất nhiều về sự huấn luyện rõ ràng về chiến lược, tầm nhìn cũng như các kỹ năng trong việc áp dụng quá trình tự động hoá công việc.


Thiết kế dòng công việc


Xây dựng quy trình trong công cụ quản lý khối lượng công việc tự động, những yêu cầu cần có là tạo biểu mẫu, xác định dòng công việc và gán quyền lẫn quy tắc cho từng bước và các bên liên quan.


Đo lường KPI và ROI

Mục đích của tự động hóa không đạt được đầy đủ cho đến khi doanh nghiệp của bạn so sánh sự khác biệt mà nó đã tạo ra với các quy trình có sẵn, được đo lường thông qua các báo cáo và phân tích dữ liệu.



Áp dụng 5 bước trên và nhờ vào sự hỗ trợ của phần mềm tự động hóa quy trình công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp gặt hái sớm được những thành tựu trong tương lai. Hiện nay, Kissflow là một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay với mức phí hợp lý. Kissflow có một giao diện trực quan đơn giản cho phép bất cứ ai xây dựng và tự động hóa quy trình làm việc của họ một cách dễ dàng. Nhìn chung, Kissflow là một phần mềm các doanh nghiệp nên sử dụng trong quá trình tự động hoá.


Để biết thêm về các nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình làm việc và chọn được một phần mềm tự động hoá quy trình làm việc, hãy theo dõi tại bài viết sau: Hướng dẫn đầy đủ về tự động hoá quy trình làm việc. (backlink insert)


Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích. Thân ái!

0 lượt xem0 bình luận